Macht KI schlechte Prozesse einfach nur schneller?

Viele Unternehmen setzen KI dort ein, wo bereits bestehende Prozesse schneller oder günstiger werden sollen. Einzelne Arbeitsschritte werden automatisiert, Bearbeitungszeiten sinken und manuelle Aufgaben werden reduziert. Dabei zeigt sich jedoch häufig ein grundsätzliches Problem: Wenn der zugrunde liegende Prozess schlecht aufgebaut ist, beschleunigt die Technologie nicht nur die Arbeit, sondern auch bestehende Fehler, unnötige Übergaben und unklare Regeln.

Genau deshalb ist der Satz „Automatisiere keinen kaputten Prozess“ grundsätzlich richtig. Trotzdem greift er zu kurz. Denn gerade der Versuch, einen Prozess zu automatisieren, kann sichtbar machen, wo seine eigentlichen Schwächen liegen. Solange Menschen einen Ablauf manuell bearbeiten, gleichen sie viele Probleme durch Erfahrung, Rückfragen oder informelle Absprachen aus. Eine Automatisierung benötigt dagegen klare Regeln, eindeutige Daten und definierte Verantwortlichkeiten. Fehlen diese Voraussetzungen, wird das während der Umsetzung sehr schnell deutlich.

Automatisierung als Prozessdiagnose

Ein KI-Pilot sollte deshalb nicht nur danach bewertet werden, ob eine bestimmte Aufgabe automatisiert werden kann. Er kann gleichzeitig zeigen, ob Daten fehlen, Systeme schlecht miteinander verbunden sind oder Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt wurden. Auch unnötige Freigaben und komplizierte Übergaben zwischen Abteilungen werden häufig erst dann sichtbar, wenn versucht wird, sie technisch abzubilden.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder erkannte Engpass sofort mit KI gelöst werden sollte. Bei klaren und stabilen Regeln ist klassische Automatisierung häufig die einfachere und verlässlichere Lösung. KI ist besonders dort sinnvoll, wo unstrukturierte Informationen verarbeitet, Inhalte interpretiert oder unterschiedliche Fälle flexibel eingeordnet werden müssen.

Die Wahl der Technologie sollte deshalb erst nach der Analyse des Prozesses erfolgen und nicht umgekehrt.

Ein schneller Teilprozess macht noch keinen besseren Gesamtprozess

Ein weiterer Fehler besteht darin, einzelne Schritte isoliert zu optimieren. Wenn beispielsweise Dokumente durch KI deutlich schneller geprüft werden, die anschließende Freigabe aber weiterhin manuell erfolgt, kann sich der Engpass lediglich an die nächste Stelle verschieben.

Deshalb reicht es nicht, nur die eingesparte Zeit eines einzelnen Arbeitsschritts zu messen. Entscheidend ist, ob der gesamte Prozess besser funktioniert. Dazu gehören unter anderem die Durchlaufzeit, die Fehlerquote, der Aufwand für Nachbearbeitung und das tatsächliche Ergebnis für Kunden oder Mitarbeiter.

Eine lokale Verbesserung kann wenig Wert schaffen, wenn der Gesamtprozess weiterhin unnötig kompliziert bleibt.

Redesign kann wertvoller sein als Automatisierung

Der wichtigste Schritt liegt deshalb häufig vor der eigentlichen Skalierung. Unternehmen sollten prüfen, welche Prozessschritte wirklich notwendig sind. Manche Freigaben existieren nur aus historischen Gründen. Informationen werden mehrfach übertragen, obwohl sie bereits in einem anderen System vorhanden sind. Andere Aufgaben könnten vollständig entfallen, wenn Regeln oder Verantwortlichkeiten klarer definiert wären.

In solchen Fällen schafft es häufig mehr wirtschaftlichen Wert, unnötige Arbeit zu entfernen, als sie lediglich günstiger oder schneller auszuführen.

Ein sinnvoller Ansatz lautet daher: Prozesse zunächst verstehen, anschließend in einem begrenzten Rahmen testen, unnötige Schritte vereinfachen oder entfernen und erst danach gezielt automatisieren. Dabei sollte offenbleiben, ob KI, klassische Automatisierung oder eine organisatorische Veränderung die beste Lösung ist.

Fazit

KI kann schlechte Prozesse tatsächlich schneller machen. Sie kann aber gleichzeitig sehr deutlich zeigen, warum diese Prozesse schlecht funktionieren.

Der eigentliche Fehler besteht deshalb nicht darin, einen ineffizienten Prozess als Ausgangspunkt für ein KI-Projekt zu verwenden. Problematisch wird es, wenn der bestehende Ablauf unverändert automatisiert und anschließend skaliert wird.

Die entscheidende Frage sollte nicht sein, wie ein vorhandener Prozess möglichst schnell automatisiert werden kann. Unternehmen sollten zunächst fragen, welche Teile des Prozesses überhaupt notwendig sind und wie der Ablauf heute sinnvoll gestaltet werden würde.

Erst danach sollte entschieden werden, welche Technologie für die verbleibenden Aufgaben am besten geeignet ist.